Qwui 1.1: Inventar, Rabatte und wählbare Zahlungsfristen

Qwui war ursprünglich für einen einzigen Zweck gebaut, nämlich schnell eine Quittung zu schreiben und daraus ein PDF zu erzeugen. Das funktioniert weiterhin wie bisher. Mit der Zeit wurde aber klar, dass ich damit auch Produkte verkaufe, wofür einiges fehlte.

Version 1.1 schliesst diese Lücken, und die wichtigsten Neuerungen beschreibe ich hier.

Inventar: Artikel einmal erfassen, immer wieder verwenden

Es gibt einen neuen Bereich «Inventar», in dem ich Artikel mit Artikelnummer, Bezeichnung, Produktgruppe, Stückzahl und Preis erfasse.

Beim Schreiben einer Rechnung wähle ich einen Artikel aus, worauf Bezeichnung, Preis und Artikelnummer übernommen werden. Dadurch muss ich nichts mehr abtippen, und Zahlendreher fallen weg.

Damit auch eine längere Liste übersichtlich bleibt, lassen sich Artikel Produktgruppen zuordnen. Im Inventar kann ich nach Gruppe filtern und nach Name, Artikelnummer oder Gruppe suchen. In der Rechnung erscheint die Auswahl zudem nach Gruppen gebündelt statt als lange Liste.

Das ganze Inventar lässt sich als Excel-Datei exportieren und wieder importieren, was praktisch ist, falls man Preise lieber in einer Tabelle pflegt. Beim Import werden bekannte Artikelnummern aktualisiert und unbekannte neu angelegt, wobei bestehende Artikel nie verloren gehen.

Produkt oder Dienstleistung

Jede Position auf einer Rechnung ist neu entweder eine Dienstleistung oder ein Produkt. Das ist mehr als eine Beschriftung, weil Produkte eine Artikelnummer tragen und aus dem Inventar stammen, während ich Dienstleistungen frei eintippe.

Rabatte und warum sie unterschiedlich aussehen

Auf jede Position lässt sich ein Rabatt in Prozent setzen. Auf dem Beleg sieht das je nach Art der Position bewusst unterschiedlich aus.

Bei einem Produkt steht der Listenpreis durchgestrichen daneben, gefolgt vom Rabatt und vom neuen Preis. Wer ein Gerät kauft, soll sehen, was es normalerweise kostet und wie viel er spart.

Bei einer Dienstleistung stehen nur der Rabatt und der neue Preis. Ein durchgestrichener «Normalpreis» für meine Arbeitszeit wäre eine Behauptung, die niemand nachprüfen kann.

Unter den Positionen erscheint zusätzlich eine Zwischensumme mit dem Gesamtrabatt.

Zahlungsfristen nach Wahl

Bisher galten immer 30 Tage. Neu wähle ich beim Erstellen einer Rechnung zwischen 10, 14, 20, 30 oder 60 Tagen.

Dabei ist wichtig, dass die Frist überall gleich wirkt. Sie steht auf der Rechnung und bestimmt das Fälligkeitsdatum auf der Mahnung. Zudem markiert die Buchhaltung eine Rechnung erst dann als überfällig, wenn ihre Frist abgelaufen ist, und nicht mehr pauschal nach 30 Tagen.

Das Logo sitzt jetzt dort, wo es hingehört

Das Firmenlogo lässt sich neben dem Firmennamen oder auf einer eigenen Zeile darüber platzieren, jeweils links, mittig oder rechts und in drei Grössen. Eine kleine Vorschau zeigt dabei direkt, wie der Briefkopf aussehen wird.

Alle Angaben am Seitenfuss

Neu steht am unteren Rand jedes Belegs ein Block mit Adresse, Kontaktdaten, MWST-Nummer und IBAN. So steht alles, was jemand für eine Rückfrage oder eine Überweisung braucht, an einer Stelle.

Das hatte allerdings eine Folge, weil der Einzahlungsschein laut Schweizer Vorgabe zuunterst auf der Seite sitzen muss und beides gleichzeitig nicht geht. Eine QR-Rechnung ist darum neu zweiseitig, wobei Seite 1 die Rechnung samt Fusszeile enthält und Seite 2 den Einzahlungsschein zum Abtrennen. Bei Quittungen ohne Einzahlungsschein bleibt es bei einer Seite.

Auch für Windows

Die portable Windows-Version gibt es ebenfalls in Version 1.1 mit allen Funktionen. Sie besteht weiterhin aus einer einzigen Datei und läuft ohne Installation und ohne Konto.

Was gleich geblieben ist

Alle bestehenden Daten funktionieren unverändert weiter. Alte Quittungen sehen aus wie vorher, und gespeicherte Kunden bleiben erhalten. Wer keine Rabatte oder Produkte braucht, merkt vom Update wenig, weil die Felder zwar da sind, wenn man sie braucht, aber sonst nicht im Weg stehen.

Damit das keine Behauptung bleibt, prüft sich die App inzwischen selbst. Rund sechzig automatische Tests kontrollieren bei jeder Änderung, ob Mehrwertsteuer, Rabatte, Zahlungsfristen und die Seitenaufteilung noch stimmen, und ausdrücklich auch, ob alte Belege unverändert aussehen.

Warum ich das öffentlich mache

Qwui ist mein eigenes Werkzeug, mit dem ich meine Rechnungen schreibe, weshalb jeder Fehler darin bei meiner Kundschaft landet. Dass ich die Änderungen dokumentiere, hat also einen einfachen Grund, denn es zwingt mich, sauber zu arbeiten.

Wer sich das Werkzeug selbst ansehen möchte, findet den offenen Programmcode auf GitHub.